Weten hoe je het perfecte en functionele klantenbestand voor je salon creëert, is een van de belangrijkste voorwaarden om een goede performance van je bedrijf te garanderen. Nu vraag je je misschien af: maar waarom zou ik een klantenbestand maken, en bijhouden? Wat heb ik daar precies aan in mijn salon?
Een klantenbestand is belangrijk voor een salon omdat het helpt bij het bijhouden van informatie over klanten, waaronder hun persoonlijke gegevens, behandelgeschiedenis en voorkeuren. Dit kan het bedrijf helpen bij het personaliseren van hun service en bij het aanbieden van gerichte aanbiedingen en up-sell mogelijkheden.
Het klantenbestand kan ook worden gebruikt voor marketingdoeleinden, zoals het versturen van nieuwsbrieven en aanbiedingen aan bestaande klanten. Daarnaast maakt het bijhouden van een klantenbestand het gemakkelijker om afspraken en herhaalbezoeken te plannen en te volgen, wat bijdraagt aan een efficiëntere bedrijfsvoering.
Hoe bouw je een klantenbestand op en wat staat erin?
Goed, je hebt besloten een klantenbestand op te bouwen en te gaan werken aan de klantenbinding in je salon. Verstandig! Maar dan komt nu de vraag: hoe bouw je zo’n klantenbestand op? Een papieren bestand kun je vergeten: dat is niet meer van deze tijd en wordt negen van de tien keer een rommeltje. Natuurlijk kun je nog een papieren notitieboekje bijhouden, maar voor klantendata is het ten zeerste af te raden.
Een digitale klantenbestand is de beste optie voor het overzichtelijk houden van de data over je klanten. Laten we eens kijken welke gegevens je daarin moet opnemen om de ervaring van je klanten te optimaliseren, je eigen leven makkelijker te maken en je marketingcampagnes te optimaliseren:
- Volledige persoonlijke gegevens van de klant: naam, adres, telefoon, geboortedatum;
- Behandelgeschiedenis, voorkeuren en verwachtingen;
- Foto- en video’s;
- Betaalgegevens.
1. Persoonlijke gegevens van de klant
Van iets basaals als voornaam, achternaam, adres, telefoonnummer en e-mailadres tot iets (niet zo basaals) als de herkomst (zoals het legendarische riedeltje “hoe heeft u van ons gehoord?”) en de toestemming van elk van je klanten om hun gegevens op te slaan.
De naam en contactgegevens van een klant zijn cruciaal voor het onderhouden van een goede relatie en het versturen van marketingboodschappen. Hierdoor is het belangrijk dat deze gegevens altijd up-to-date zijn en correct zijn opgeslagen in het klantenbestand.
Met Treatwell Pro heb je een gedetailleerd digitaal dossier van elke klant van je salon. Maar er is nog meer:
- Wij bieden ook een optie voor digitale notities die je bij elke behandeling kunt bijhouden (voorkeuren, producten, of ze van koffie houden, noem het maar op…).
- Dankzij een sms of een e-mail kun je alle AVG-toestemmingen configureren.
2. Behandelgeschiedenis, voorkeuren en verwachtingen
Bijhouden van de behandelgeschiedenis en voorkeuren van een klant geeft inzicht in het gedrag van de klant. Hierdoor kan de salon een beter beeld krijgen van de behoeften van de klant en zo de service verbeteren.
Door klantgegevens over de voorkeuren en verwachtingen te registreren, kun je beter inspelen op de wensen van de klant. Hierdoor wordt de klantervaring verhoogd en kun je je onderscheiden van de concurrentie.
3. Foto’s en video’s
Het bij de hand hebben van de “voor en na” foto’s in het klantenbestand kan handig zijn om de effectiviteit van de behandelingen te meten.
Wel is het belangrijk dat je de toestemming van je klanten krijgt om de foto’s of video’s te nemen én op te slaan in hun dossier, vooral als je van plan bent om ze te gebruiken voor marketingdoeleinden – bijvoorbeeld voor op Instagram.
4. Betaalgegevens
Bijhouden van betalingsgegevens is belangrijk voor de administratieve verwerking van facturen en het bijhouden van de financiële situatie van de klant. Dit helpt bij het voorkomen van betalingsproblemen en onnodige vertragingen. Weten welke producten je klant de laatste keer kocht of welke diensten ze het meest boeken zijn noodzakelijke gegevens om op te nemen in je dossier om hen de best mogelijke service te geven, maar ook om je campagnes te kunnen segmenteren.
Met de templates binnen Treatwell Pro kun je je campagnes onderverdelen door te beslissen naar wie je welke e-mails of sms’jes wilt sturen. Zo ontvangen je klanten altijd de juiste boodschap, op het juiste moment en met de juiste promotie, aanbieding of boodschap.
Hulp nodig? Vraag dan een gratis demo aan met een van onze experts!