Sommige klanten komen vanzelf terug. Anderen hebben een zetje nodig. Bouw de volgende afspraak in het bezoek zelf in en laat Treatwell de rest regelen.
Begin over de volgende afspraak voordat je klant uit de stoel komt
Op het moment dat iemand uit je stoel opstaat, wordt je kans kleiner. De tas wordt gezocht, de telefoon gecheckt, de rest van de dag ingepland. Alles wat je nog over het volgende bezoek wilde zeggen, had een paar minuten eerder gemoeten.
De sterkste herhaalboekingen ontstaan in de stoel, tijdens de nazorgtips. Je klant zit nog in het moment, is nog blij met het resultaat in de spiegel, en jullie zijn toch al in gesprek. Dat is jouw moment.
Formuleer alsof de volgende afspraak al vaststaat. „Zullen we je volgende kleuring meteen inplannen voordat je gaat? We zitten ongeveer op zes weken. Komt een dinsdag of een donderdag je beter uit?” geeft twee duidelijke opties, in plaats van de deur open te laten voor „ik boek later wel online”, wat de meesten niet doen. De receptie zet de afspraak daarna vast.
Is iemand er nog niet aan toe, dring dan niet aan. Een ontspannen „geen probleem, we sturen je een herinnering wanneer het weer tijd is” houdt de deur open.
Laat Treatwell Connect de herinnering voor je sturen
Niet iedereen boekt meteen bij de receptie opnieuw, en dat is prima. Daar zijn de automatische herhaalherinneringen van Treatwell Connect voor. Heeft een klant binnen de gebruikelijke periode geen nieuwe afspraak gemaakt, dan stuurt Treatwell Connect namens jou een sms — meestal zo’n 40 dagen na het laatste bezoek.
Je zet het aan via Marketing > Geautomatiseerde berichten > Boekingen verhogen in Treatwell Connect. Je hebt er sms-credits voor nodig, die je op dezelfde pagina koopt. Telefoonnummers moeten up-to-date zijn in je klantenlijst, anders komt de herinnering nergens aan.
Twee dingen om te weten:
- Wie al opnieuw geboekt heeft, krijgt pas na de volgende afspraak weer een herinnering. Geen dubbele berichten.
- Heb je sms én e-mail aanstaan, dan gaan ze allebei uit. E-mails zijn gratis, sms’jes kosten credits.
Je ziet ook precies welke herinneringen tot boekingen hebben geleid en hoeveel omzet elke herinnering heeft opgeleverd, onder Inzichten bekijken op dezelfde pagina. Handig als je twijfelt of je credits moet bijkopen.
Geef klanten een commissievrije manier om opnieuw te boeken
Alle herhaalboekingen zijn commissievrij, of de klant de Treatwell-app nu al gebruikt of hem voor het eerst downloadt. Wat telt, is dat Treatwell de klant als terugkerend kan herkennen. Houd het telefoonnummer of e-mailadres dus up-to-date in je klantenlijst, dan matcht de volgende boeking met jouw gegevens.
In de Treatwell-klantenapp werkt dit het beste. Gaat er een herinnering uit, dan krijgen klanten zonder app de uitnodiging om hem te installeren en gaan ze daarna direct naar jouw salonpagina om te boeken. Omdat de contactgegevens overeenkomen met je klantenlijst, telt die boeking nog steeds als herhaalboeking. Hij wordt niet als nieuwe klant behandeld. Wie de app al heeft, kan je 24/7 boeken en herboeken vanaf de telefoon, krijgt een pushmelding voor de afspraak, wat no-shows scheelt, en laat tot wel 50% vaker een review achter. Dat telt op.
Daarnaast kun je meer klanten naar de app leiden door je doorverwijslink te delen. Die vind je in Treatwell Connect onder Marketing > Jouw klantenapp. Een paar manieren om hem te delen:
- Stuur de kant-en-klare e-mailcampagne „Jouw klantenapp” uit Treatwell Connect naar alle klanten die toestemming voor marketing hebben gegeven.
- Zet de link in je bijschriften of stories op social media.
- Deel hem samen met een vijfsterrenreview rechtstreeks via Dashboard > Klantbeoordelingen in Treatwell Connect.
Maak het persoonlijk
Opnieuw boeken gaat makkelijker als de band persoonlijk voelt. Twee functies in Treatwell Connect helpen je die op te bouwen.
Laat klanten boeken bij het teamlid dat ze vertrouwen
Heeft een klant een goede ervaring met een bepaalde stylist of behandelaar, dan wil die de volgende keer weer bij dezelfde persoon terecht. De keuze voor een favoriete stylist staat automatisch aan op je profiel in de Treatwell Marketplace, dus klanten kiezen bij het boeken zelf wie ze willen — zolang dat teamlid beschikbaar is voor de gekozen behandeling en tijd.
Om dit goed te laten werken, heeft elk boekbaar teamlid een compleet profiel nodig met naam, foto en kwalificaties. Portfoliofoto’s upload je alleen via de mobiele Treatwell Connect-app, niet via desktop. Stimuleer je team om ze elk seizoen te vernieuwen met hun beste recente werk.
Gebruik klantnotities om elk bezoek persoonlijk te maken
In Treatwell Connect kun je bij elk klantprofiel notities zetten. Kleurformule, favoriete coupe, allergieën, verjaardagen, die vakantie waar het de vorige keer over ging. Kleine dingen.
Dat is het verschil tussen een salon en dé salon. Als je een gesprek oppakt waar het gebleven was, of een voorkeur onthoudt zonder dat iemand je eraan hoeft te herinneren, voelen klanten dat. En daar komen ze voor terug.
Blijf boekbaar buiten je openingstijden
47% van de boekingen op Treatwell gebeurt buiten openingstijd. Bijna de helft van je mogelijke herhaalboekingen wordt dus besloten op woensdagavond om tien uur, als je salon dicht is en niemand de telefoon opneemt.
De Treatwell-boekingswidget lost dat op. Zet hem op je website en je social media-profielen, dan kunnen klanten 24/7 boeken of herboeken zonder te bellen. Om hem te installeren log je op desktop in bij Treatwell Connect en volg je de stappen onder Instellingen > Online boeking.
Hetzelfde geldt voor je Treatwell-profiel, dat altijd online en altijd boekbaar is. Tussen de Marketplace, je widget en de link naar je klantenapp blijven er weinig momenten over waarop iemand niet bij je terechtkan.
Volg je herhaalboekingen in de rapporten van Treatwell Connect
Opnieuw boeken wordt makkelijker als je weet waar je begint. De klantrapporten van Treatwell Connect laten je voor elke periode de verhouding zien tussen nieuwe en terugkerende boekingen. Zo zie je of je werk aanslaat.
Een gezonde salon zit ongeveer in balans tussen nieuwe en vaste klanten. Zakt het aandeel terugkerende klanten, dan is dat het signaal om weer in te zetten op herinneringen, de link naar je klantenapp en persoonlijke aandacht. Blijft juist de aanwas van nieuwe klanten achter, dan ligt de oplossing ergens anders: zichtbaarheid, aanbiedingen, profieloptimalisatie.
Het gaat er niet om een bepaald getal te halen, maar om je startpunt te kennen en de trend te volgen. De rapporten vind je in het tabblad Rapporten van Treatwell Connect.
Zorg dat de herhaalboekingen ook echt doorgaan
Een afspraak in je agenda is pas een herhaalboeking als de klant komt opdagen. Twee functies in Treatwell Connect beschermen wat je al binnen hebt.
Automatische afspraakherinneringen gaan naar elke klant voor de afspraak, zolang de contactgegevens kloppen. Herinneringen per e-mail en per sms zijn allebei gratis, kosten jou geen moeite en verlagen het aantal no-shows merkbaar.
Vooruitbetalen is de tweede knop. Wie vooraf betaald heeft, annuleert of komt veel minder vaak niet opdagen, omdat er iets op het spel staat. Online betalen zet je met een simpele instelling in je profiel aan, en daarmee open je meteen Treatwell Rewards voor je klanten.
Beloon je trouwe klanten
Als Treatwell-partner heb je toegang tot Treatwell Rewards, ons loyaliteitsprogramma dat zonder extra kosten in het platform zit. Elke boeking die je klanten via Treatwell maken levert ze punten op, die ze omzetten in tegoedbonnen voor toekomstige behandelingen bij jou. Punten worden pas definitief als de afspraak echt heeft plaatsgevonden, dus bij een annulering of no-show levert die boeking geen punten op.
Onze volledige gids over Treatwell Rewards legt uit hoe punten, mijlpalen en tegoedbonnen bij jou in de salon werken.
Log in bij Treatwell Connect en zet je systeem voor herhaalboekingen op
Log in bij Treatwell Connect en zet je systeem voor herhaalboekingen in tien minuten op: zet de automatische herhaalherinneringen aan onder Marketing > Geautomatiseerde berichten en koop meteen wat sms-credits bij, haal de doorverwijslink naar je klantenapp op onder Marketing > Jouw klantenapp, en check je verhouding nieuw tegenover terugkerend in Rapporten. En voer daarna het gesprek in de stoel, de volgende keer dat er iemand zit.
Nog niet op Treatwell? Begin gratis en krijg alle tools die je salon nodig heeft om eenmalige klanten in vaste klanten te veranderen.
Veelgestelde vragen
Wanneer kun je een klant het beste vragen om opnieuw te boeken?
In de stoel, tijdens de nazorgtips. Dan is de tevredenheid het grootst en zijn jullie toch al in gesprek. De receptie zet de afspraak daarna vast. Zodra de jas aan is, is het moment meestal voorbij.
Hoe krijg ik herhaalboekingen als een klant niet op de dag zelf boekt?
Laat de automatische herhaalherinneringen van Treatwell Connect het werk doen. Die gaan ongeveer 40 dagen na de laatste boeking uit, per sms met credits of gratis per e-mail. Je stelt ze in onder Marketing > Geautomatiseerde berichten > Boekingen verhogen in Treatwell Connect.
Hoe verlaag ik het aantal no-shows bij herhaalboekingen?
Twee dingen helpen het meest. Houd de contactgegevens van klanten up-to-date zodat de automatische herinneringen van Treatwell Connect aankomen, en zet online vooruitbetalen aan. Wie vooraf betaalt, annuleert een stuk minder vaak.
Kosten herhaalboekingen mij commissie?
Nee. Herhaalboekingen zijn commissievrij, zolang Treatwell de klant als terugkerend kan herkennen. Daarvoor moet het telefoonnummer of e-mailadres in je klantenlijst staan en matchen met onze gegevens. De Treatwell-klantenapp is de natuurlijke plek voor herhaalboekingen, en met je doorverwijslink, die je vindt onder Marketing > Jouw klantenapp in Treatwell Connect, wijs je klanten die kant op.
Hoe weet ik of mijn aanpak werkt?
Kijk in de klantrapporten van Treatwell Connect. Die laten voor elke periode de verhouding zien tussen nieuwe en terugkerende boekingen. Stijgt het aandeel terugkerende klanten, dan werkt het. Zakt het, zet dan weer in op herinneringen, de link naar je klantenapp en persoonlijke aandacht.
Wie regelt de herhaalboeking: de stylist of de receptie?
Allebei. De stylist begint het gesprek in de stoel, want daar is het vertrouwen het grootst. De receptie maakt de boeking definitief. Eén lijn in het hele team voorkomt dat klanten tussen stoel en kassa verdwijnen.
