Muntjes tellen bij het afsluiten en naar de bank rijden: daar ben je de beautybranche niet voor in gegaan. Cashloos werken kost even wat voorbereiding en tijd met je team, maar zodra het staat, reken je sneller af, ligt er minder geld in de salon (veiliger voor jou en je team) en houd je elke week tijd over. Zo pak je het goed aan, en zo neemt Treatwell het grootste deel van het werk uit handen. En je hoeft cash niet van de ene op de andere dag te schrappen: je bouwt het af in een tempo dat bij jou en je klanten past.
Wat een cashloze salon eigenlijk betekent
Een cashloze salon draait op digitale betalingen: klanten betalen met de kaart, met hun telefoon of rekenen vooraf af bij het boeken, en cash schuift naar de achtergrond. Hoe ver je daarin gaat, bepaal je zelf: sommige salons gaan over op alleen kaartbetalingen waar de plaatselijke regels dat toelaten, andere sturen klanten simpelweg richting kaart en mobiel. Hoe dan ook loopt de dag soepeler en zie je in één oogopslag wat er binnen is gekomen. Als je betalingen op dezelfde plek staan als je boekingen, werkt alles samen: je agenda, je omzet, je no-showdekking, in plaats van los van elkaar.
Het verschil merk je direct. Hoe meer je op digitaal leunt, hoe minder telfouten, hoe minder geld er blijft liggen en hoe hygiënischer elke overdracht. Afrekenen gaat sneller, en dat helpt ook bij het verkopen van extra’s: een product of behandeling erbij is dan een makkelijke ja in plaats van nóg een cashtransactie. Je rapportages vullen zichzelf onderweg, dus aan het eind van de avond hoef je niets meer op te tellen. Ga in het tempo dat jou past: sommige salons bouwen cash in een paar weken af, andere houden een cashoptie voor de klanten die daar prijs op stellen en zien kaart en mobiel het gewoon overnemen.
Cash versus cashloos: het verschil in de praktijk
Cash betekent tellen, kas opmaken en naar de bank, en bij elke stap kun je het overzicht of geld kwijtraken. Digitale betalingen leggen elke verkoop vast op het moment dat die gebeurt, dus je cijfers blijven kloppen en iedereen blijft aanspreekbaar. Je weet altijd wat er in de kassa zit, geen giswerk aan het eind van de dag. Veel salons doen nog wel een snelle dagelijkse check en leggen de omzet van die dag naast de rapportage voordat ze afsluiten.
Waarom salons cashloos gaan
De meeste klanten verwachten toch al dat ze met de kaart of met hun telefoon kunnen betalen, en ze vinden het fijn: hygiënisch, snel en makkelijk. Voor jou werkt het net zo goed: je administratie is eenvoudiger, er is veel minder papierwerk en je draagt niet het risico dat bij cash in de salon hoort. Je betaaloverzicht houdt zichzelf bij, waardoor de belastingaangifte een stuk minder pijn doet. Daarom leunen steeds meer salons richting kaart en mobiel.
Betalingen en boekingen op één plek
De makkelijkste opzet houdt je boekingen en je betalingen bij elkaar. Treatwell Connect regelt je boekingen, agenda, klantgegevens en rapportages, en Treatwell doet het geldgedeelte, zodat je geen losse tools aan elkaar hoeft te knopen of tussen schermen hoeft te wisselen. Je krijgt de volgende werkdag uitbetaald bij een minimum van € 25, inclusief vooruitbetalingen via de marketplace, je rapportages staan gewoon in Treatwell Connect, en het groeit met je mee als je drukker wordt in plaats van je vast te zetten.
Waarom één systeem beter werkt dan twee
Omdat boeking en betaling bij elkaar staan, jongleert je team niet met een agenda en een aparte kassa. In de klantprofielen in Treatwell Connect staat de boekingsgeschiedenis van iedere klant, dus je vaste klanten reken je sneller af. En met vooruitbetalingen zijn je duurdere behandelingen en je drukste momenten al betaald voordat de klant zit.
Vooruitbetalingen
Vooruitbetaling staat aan vanaf het moment dat je je aanmeldt bij Treatwell Connect, dus dat hoef je niet meer aan te zetten. De klant betaalt de boeking vooraf, wat je omzet beschermt bij je grotere behandelingen en je drukste momenten, en het beperkt no-shows flink. Je stelt in Treatwell Connect ook je eigen annuleringsbeleid in, precies zoals het bij jouw salon past. Zet je voorwaarden voor vooruitbetaling en annulering duidelijk in je boekingsbevestigingen en herinneringen, dan wordt niemand verrast.
En wil je liever niet vooraf laten betalen, dan is er een andere manier om no-shows te dekken: Payment protection bewaart de kaartgegevens van de klant veilig, bij Stripe en niet in je salon, zodat een no-show jou geen geld kost. Vraag Support om het aan te zetten.
Betalen op de dag zelf
Vooruitbetaling regelt de boeking al voordat je klant binnenkomt. Voor alles wat op de dag zelf wordt afgerekend, nemen veel salons ook kaart en mobiel aan bij de balie, waardoor afrekenen snel gaat en de rij doorloopt.
Met Treatwell reken je af op je telefoon met Tap to Pay. Of je gebruikt een Treatwell Pay-betaalterminal op de balie. Het is goed om te weten wat kaartbetalingen kosten, en hoe de kosten van betaalterminals zich verhouden.
Kaartgegevens, veilig geregeld
Je bewaart geen kaartgegevens, en dat hoeft ook niet. Betalingen via Treatwell worden verwerkt door Stripe, een van de meest vertrouwde betaalproviders ter wereld, dus de kaartgegevens van je klanten worden behandeld met de beveiliging en PCI-compliance die je mag verwachten: het soort beveiliging dat je een klein vermogen zou kosten om zelf te bouwen en te onderhouden. Volledige kaartnummers worden nooit op je apparaten bewaard en je team ziet ze niet, dus er staan geen kaartgegevens in je salon waar je je zorgen over hoeft te maken, en je klanten hoeven zich bij het betalen nergens ongemakkelijk over te voelen.
Betalingen in de salon instellen
Voor betalen op de dag zelf geeft Treatwell je twee manieren om het in de salon aan te nemen: Tap to Pay op je telefoon of een Treatwell Pay-betaalterminal op de balie.
Het meeste is al voor je ingesteld. Zodra betalingen in de salon aanstaan, werken contactloos, Apple Pay en Google Pay meteen, dus klanten kunnen betalen zoals ze dat gewend zijn. Contactloos kost meestal iets minder dan een kaartnummer met de hand invoeren, dus het loont om mensen richting contactloos te sturen. Doe een paar proefbetalingen met je team voordat de eerste echte langskomt, zodat iedereen zich er prettig bij voelt.
Met Tap to Pay is je telefoon de kaartlezer. Zodra de functie aanstaat, neem je contactloze kaart- en walletbetalingen rechtstreeks op je mobiel aan, zonder extra apparatuur en zonder wachten: je kunt betalingen aannemen zodra het aanstaat. Ideaal om af te rekenen aan de stoel, of waar de klant ook zit.
Liever een echte terminal op de balie? Een Treatwell Pay-betaalterminal neemt betalingen met chip, contactloos en mobiele wallet aan. Het is een eenmalige aanschaf van € 199, de verzending is gratis en het apparaat is binnen 2 tot 5 werkdagen bij je. Het instellen is echt eenvoudig. Houd een back-up achter de hand (Tap to Pay op een telefoon doet dat prima), zodat een haperende terminal je drukste dag nooit ophoudt.
In beide gevallen wil je een stabiele internetverbinding, en een beetje mobiele data als back-up houdt je op de been als de wifi wegvalt.
Je team voorbereiden
Je team moet met gemak kunnen uitleggen hoe betalen werkt, met de tools kunnen werken en kleine hobbels zelf kunnen oplossen. Geef ze het vertrouwen om te vertellen hoe veilig en snel het is, en om het bij de balie soepel te laten doorlopen. Een rustige, snelle afrekening laat trouwens ook een goede indruk achter, niet alleen een snelle.
Geef iedereen een paar simpele standaardantwoorden voor de vragen die langskomen, zodat het antwoord hetzelfde is wie er ook achter de balie staat. Niets ondermijnt nieuw beleid sneller dan drie mensen die het op drie manieren uitleggen.
Wat je tegen klanten zegt
Laat klanten weten dat kaart en mobiel de makkelijkste manieren zijn om te betalen: snel en veilig. Neem je tijdens de overgang nog wat cash aan, zeg dat dan gewoon, zonder er een punt van te maken. Leg vooruitbetaling uit als no-showdekking waardoor de boekingen van iedereen netjes doorlopen. En maakt iemand zich zorgen over de beveiliging, vertel dan dat Treatwell de kaartgegevens regelt: er wordt niets in de salon bewaard of ingezien.
Houd het afrekenen snel
Oefen het afrekenen tot het routine is. Leun op digitale bonnen, die je aan het eind van de verkoop naar de klant kunt mailen, en sla het gedoe met de bonprinter over. Zet de vaste behandelingen van een vaste klant alvast klaar, zodat de betaling klaarstaat zodra ze klaar zijn.
Klanten vertellen hoe ze kunnen betalen
Laat klanten bij elke stap weten hoe ze kunnen betalen: bij het boeken, in de bevestiging, op je website en je profiel, en via je socials. Gebruik je e-mail- en sms-templates en zet duidelijke bordjes bij de receptie. Een kort bericht vooraf zorgt ervoor dat niemand verrast wordt, en kaart-eerst wordt al snel de norm.
Klanten horen altijd te weten hoe ze kunnen betalen voordat ze komen. Die ene stap voorkomt bijna alle wrijving tijdens de overgang.
Bordjes en berichten die je kunt hergebruiken
Bordje bij de receptie: „Betalen met kaart of smartphone heeft onze voorkeur: snel, makkelijk en veilig.”
Boekingssite: „Bij ons betaal je met kaart of smartphone (contactloos, met kaart of met je mobiele wallet).”
Bevestigingsmail of sms: „Bedankt voor je boeking. Betalen met kaart of smartphone is de makkelijkste manier om af te rekenen als je er bent.”
Zijn kaart en mobiel eenmaal de norm en wil je je voorkeur duidelijker maken, dan kun je de tekst strakker maken, bijvoorbeeld „Betalen met kaart of smartphone is bij ons de voorkeursmanier om af te rekenen.”
Het nieuws brengen
Geef klanten ruim de tijd en breng het als gemak, niet als regel. Onderbouw het met training voor je team en een paar kant-en-klare antwoorden op de vragen die je krijgt, en wijs mensen op de digitale opties als ze ernaar vragen. De meesten wennen er sneller aan dan je denkt: de zorgen vooraf zijn meestal erger dan de werkelijkheid. En wil een enkeling voorlopig met cash blijven betalen, dan is dat prima: de balans slaat vanzelf richting digitaal.
De cashloze dagelijkse praktijk
Zet check-in en boeken online met QR-codes en formulieren, zodat de druk bij de balie afneemt. Laat herinneringen en bonnen zichzelf versturen, zodat je team niet steeds hetzelfde administratieve werk doet. Een snelle dagelijkse check waarbij je je omzet naast je rapportages legt en eventuele terugbetalingen of terugvorderingen afhandelt, houdt alles netjes. Als betalen snel en makkelijk gaat, kan je team weer terug naar de klant in plaats van naar de transacties.
Verkoop abonnementen of pakketten online om geld vooraf binnen te halen, en bied self-check-in aan voor een soepelere aankomst. Het doel is betalen zo makkelijk maken dat het bijna niet opvalt.
Je dagelijkse geldcheck
Leg je omzet naast je rapportages en zoek meteen uit wat niet klopt, voor het geval het een storing is of iets ergers. Houd digitale gegevens bij van terugbetalingen en terugvorderingen. Zodra het routine is, kost het je een paar minuten.
Laat je klantberichten zichzelf versturen
Stuur een bevestigingsmail en sms op het moment dat een klant boekt, en een herinnering een dag of twee ervoor. Stuur een digitale bon zodra er betaald is, en zet je annulerings- en vooruitbetalingsvoorwaarden duidelijk in elk bericht.
Betalingen en gegevens veilig houden
Het zware werk op het gebied van beveiliging ligt bij Stripe. Kaartbetalingen lopen via PCI-compliant systemen met tokenisatie, en volledige kaartnummers worden nooit in je salon bewaard, dus het grootste risico van allemaal, kaartgegevens op je eigen locatie, is er simpelweg niet. Wat er voor jou overblijft, zijn de basics: verstandige inloggegevens, sterke wachtwoorden en een beetje opletten bij verdachte e-mails.
Goede gewoontes voor je team
Geef mensen alleen de toegang die ze echt nodig hebben, zodat juniors niet in je financiën rondkijken. Praat met je team over phishing en dubieuze verzoeken om terugbetaling, die steeds slimmer worden. Vergrendel apparaten met sterke wachtwoorden en spreek een simpele „bij wie meld ik dit” af als er iets niet klopt. Houd de Treatwell Connect-app en je apparaten bijgewerkt, zodat beveiligingsupdates automatisch binnenkomen.
Een beetje tegengas opvangen
Sommige klanten, vooral degenen die cash gebruiken om hun budget bij te houden, hebben even tijd nodig, en dat hoef je niet te forceren. Blijf cash aannemen van iedereen die zo wil betalen, leg het voordeel gewoon uit, sneller geholpen en minder risico, en laat ze in hun eigen tempo meekomen. Je zult steeds minder cash over de balie zien gaan zodra klanten de voordelen zelf merken. Heeft jouw klantenkring echt een voorkeur voor cash, houd die optie dan open zolang het jou uitkomt.
De vragen die je krijgt, en hoe je ze beantwoordt
Over privacy: leg uit dat Treatwell de kaartgegevens regelt en dat er niets in de salon wordt bewaard. Over kosten: wees eerlijk, de meeste worden niet doorberekend, en waar dat wel gebeurt, is het duidelijk. Vindt iemand de ene manier van betalen niet fijn, dan is er meestal een andere die wel past: het gaat erom dát ze kunnen betalen, niet hoe. Voor wie geen kaart heeft, kan een prepaidkaart de overgang overbruggen.
Houd het consistent
Wat je ook kiest, houd het consistent, zodat iedereen in het team hetzelfde antwoord geeft en klanten weten waar ze aan toe zijn. Houd je voorlopig een cashoptie aan, zorg dan dat het team weet wanneer en hoe ze die aannemen. Kijk er af en toe opnieuw naar: je zult merken dat je in de loop van de tijd verder kunt leunen op kaart en mobiel.
Ken de regels waar jij zit
De regels rond het aannemen van cash en het doorberekenen van kaartkosten verschillen per land, en in sommige landen ben je verplicht cash te blijven aannemen. Kijk hoe het bij jou zit met cash, toeslagen en gegevensbescherming voordat je bepaalt hoe ver je hierin gaat, en houd digitale gegevens bij van je transacties voor de belasting en eventuele controle.
Wat het oplevert: sneller, veiliger, meer tijd
Een kassa waarin de kaart op de eerste plaats staat is sneller, en de hele dag loopt soepeler. Hoe minder cash je hoeft te hanteren, hoe minder telfouten en hoe minder risico op diefstal in de salon. Digitale gegevens maken je financiën en je belastingaangifte veel eenvoudiger, zonder schoenendoos met bonnetjes waar je tegen opziet. Er is ook een besteedeffect: klanten geven met de kaart wat gemakkelijker iets meer uit dan wanneer ze biljetten uittellen. Dat valt nog meer op als ze vooraf hebben betaald: de boeking is dan al afgerekend, en een behandeling erbij of een product meenemen voelt dan als een kleine extra in plaats van een hogere rekening. Zo landen extra verkopen makkelijker en besteedt je team minder tijd aan de bank en meer aan het werk waar je echt geld mee verdient.
Wat je ervoor terugkrijgt
Elke cashloze betaling scheelt een beetje tijd bij het afrekenen ten opzichte van cash, en op een drukke dag telt dat op, zodat je er meer in kunt plannen zonder er een extra paar handen bij te nemen. Minder tijd naar de bank en aan administratie betekent meer tijd met klanten, en daar betaalt een cashloze opzet zich meestal terug.
Cashloos aan de slag met Treatwell
Geen muntjes meer tellen bij het afsluiten. Met Treatwell Pay neem je kaart- en mobiele betalingen aan bij de balie, voeg je Tap to Pay toe om overal in de salon af te rekenen, en zet je vooruitbetalingen aan in Treatwell Connect, zodat elke boeking betaald en vastgezet is. Één keer instellen, en je hele dag loopt lichter.
Al bij Treatwell? Log in op Treatwell Connect om het in te stellen.
Nieuw bij Treatwell? Ga gratis van start.
Veelgestelde vragen
Wat is de beste manier om een cashloze salon te runnen?
Houd je boekingen en betalingen op één plek, neem vooruitbetalingen aan om je omzet te beschermen en laat Treatwell de kaartgegevens en de beveiliging regelen. Zorg daarna dat je team er vertrouwd mee raakt tot de nieuwe manier normaal voelt.
Hoe krijg ik kaart- en mobiele betalingen aan de praat in mijn salon?
Het meeste is al voor je geregeld. Zodra betalingen via Treatwell aanstaan, werken contactloos, Apple Pay en Google Pay meteen. Heb je een betaalterminal, dan is het binnen 2 tot 5 werkdagen bij je, met gratis verzending. Tap to Pay werkt vanaf je telefoon zodra de functie aanstaat. Doe een paar testbetalingen met je team voordat je eerste klant komt.
Wat kosten cashloze betalingen in een salon?
Bij kaartbetalingen hoort een tarief dat per betaalmethode verschilt. Je hoeft niet te onderhandelen met een betaalprovider. Voor het volledige beeld: bekijk onze gids over de kosten van betaalterminals vergeleken.
Hoe vertel ik klanten dat we cashloos gaan?
Laat het bij elke stap weten: in boekingsbevestigingen, op je website en profiel, via social media, per e-mail en met bordjes bij de receptie. Geef ruim de tijd en breng het als gemak, niet als regel. En je hoeft niet op dag één te stoppen met cash: houd die optie terwijl klanten eraan wennen en laat kaart en mobiel het vanzelf overnemen.
Hoe blijven de betaalgegevens van mijn klanten veilig?
Kaartbetalingen lopen via de PCI-compliant systemen van Treatwell met tokenisatie, en volledige kaartnummers worden nooit in je salon bewaard. Aan jouw kant: houd inloggegevens verstandig, gebruik sterke wachtwoorden en let op phishing.
Hoe ga ik om met klanten die niet cashloos willen?
Leg uit hoe snel en veilig het is en bied een paar digitale opties. Voor echte uitzonderingen kan een prepaidkaart of even wat cash de zaak soepel houden.
