Kosten van pinapparaten vergeleken: wat saloneigenaren echt betalen

Je tekende ooit omdat iemand zei dat het ‘maar 1,69%’ was. Maar dan komen de maandkosten. De huur van de hardware. De aparte app. En elk kwartaal tuur je naar twee verschillende rapporten om uit te zoeken of de cijfers wel kloppen.

Komt dit je bekend voor? Je bent niet de enige. De meeste saloneigenaren betalen meer voor het verwerken van kaartbetalingen dan ze denken. Niet omdat het geadverteerde tarief verkeerd is, maar omdat niemand ze het volledige plaatje liet zien.

In deze gids zetten we alles op een rij: welke kosten er echt zijn, waar de verborgen kosten zich verschuilen en hoe je aanbieders goed met elkaar vergelijkt. Zo baseer je je keuze op de totale kosten en niet op marketingbeloftes.

Welke kosten bestaan er echt: het volledige plaatje

Voordat je gaat vergelijken, is het goed om te begrijpen waarvoor je eigenlijk betaalt. De meeste saloneigenaren kijken vooral naar de transactiekosten — het percentage dat je per kaartbetaling betaalt — omdat dat het cijfer is waarmee elke aanbieder adverteert. Maar het is slechts een deel van de kosten.

Dit zijn de posten om op je afschrift naar te zoeken. De transactiekosten zijn het percentage per kaartbetaling (het cijfer dat iedereen noemt). Daarbovenop rekenen sommige aanbieders een vast bedrag per transactie: een paar cent per keer dat een klant pint of contactloos betaalt. Dat is makkelijk over het hoofd te zien, maar het loopt snel op als je veel kleinere behandelingen doet, zoals wenkbrauwen harsen of een baard trimmen.

Dan is er nog het maandelijkse of jaarlijkse abonnement. Sommige aanbieders rekenen kosten voor de software, het account, of allebei. Hardwarekosten dekken de aanschaf, huur of lease van het pinapparaat zelf, en sommige aanbieders rekenen daarbovenop nog aansluit- of servicekosten. Terugvorderingskosten komen om de hoek kijken als een klant een betaling betwist. En de uitbetalingstermijn is technisch gezien geen kostenpost, maar tragere uitbetalingen hebben invloed op je cashflow: geld dat dagenlang op de rekening van een ander staat, kun jij niet gebruiken.

Waarom het laagste tarief niet altijd de goedkoopste keuze is

Elke aanbieder van pinapparaten adverteert met een transactietarief. Het staat in de advertentie, op de vergelijkingssite en het is het cijfer waar je collega van de salon verderop je over vertelde. Maar dat tarief alleen zegt vrijwel niets over wat je daadwerkelijk betaalt.

Om eerlijk te vergelijken moet je kijken naar de totale kosten. Dat betekent: de transactiekosten plus eventuele vaste kosten per transactie, maandelijkse abonnementen, hardwarekosten en de tijd die je kwijt bent aan het beheren van een systeem dat niet aan je agenda gekoppeld is.

Een aanbieder met een bodemtarief maar een abonnement van € 20 per maand, een pinapparaat van € 150, vaste kosten per transactie en wekelijkse uitbetalingen kan je zomaar meer kosten dan een aanbieder met een iets hoger tarief, maar zonder maandkosten, met dagelijkse uitbetalingen en zonder tijd kwijt aan afstemmen. De rekensom telt zwaarder dan de marketing.

En dan is er nog de kostenpost waar bijna niemand rekening mee houdt: je tijd.

De verborgen kostenpost waar niemand het over heeft: administratietijd

Met een losse kaartlezer moet je betalingen handmatig afstemmen met je boekingssysteem. Elke dag leg je naast elkaar wat er via de kaartlezer binnenkwam en wat er in je agenda staat, controleer je of de cijfers kloppen en zoek je verschillen uit. Voor een drukke salon is dat 15 tot 30 minuten per dag. Over een maand gerekend is dat een volledige werkdag aan administratie die een geïntegreerd systeem automatisch doet. Je bent geen salon begonnen om je avonden te besteden aan het matchen van transactienummers.

Een geïntegreerde betaaloplossing — waarbij het pinapparaat aan je boekingssysteem gekoppeld is — haalt dat werk volledig weg. Elke betaling wordt gekoppeld aan de bijbehorende boeking, elk rapport put uit dezelfde gegevens en je kasopmaak aan het eind van de dag kost minuten in plaats van een half uur.

Treatwell Pay (wat het omvat en hoe het werkt)

Treatwell Pay is ingebouwd in Treatwell Connect, dus boekingen, betalingen en rapportages zitten in één systeem. Wat dat in de praktijk betekent:

Pinapparaat. Wordt naar je salon verstuurd binnen 2 tot 5 werkdagen en accepteert chip, contactloos (waaronder Apple Pay en Google Pay) en swipe — zodat geen enkele klant staat te klungelen. Met eenmalige kosten van € 199 betaal je geen aansluitkosten, geen lease en geen maandelijkse huur.

Mogelijk gemaakt door Stripe. Je geld wordt verwerkt via de infrastructuur van Stripe, hetzelfde platform dat betalingen verwerkt voor enkele van de grootste bedrijven ter wereld. Dat betekent betrouwbare, veilige betalingsverwerking vanaf dag één.

Dagelijkse uitbetalingen. Het geld van de betalingen van vandaag staat de volgende werkdag op je rekening. Minimumdrempel van € 25 (inclusief vooruitbetalingen via de marketplace).

AMEX zonder meerkosten. Anders dan de meeste standalone aanbieders en verschillende geïntegreerde concurrenten rekent Treatwell Pay voor AMEX hetzelfde tarief als voor elke andere betaalkaart. Geen toeslag, geen meerprijs. Voor salons waar een flink deel van de klanten met AMEX betaalt, scheelt dat echt geld.

Geen apart betaald abonnement. Er zijn geen maandelijkse kosten voor het pinapparaat en geen extra kosten voor betaalsoftware. Je betaalt de transactiekosten per betaling; het abonnement op de Connect-salonsoftware en de boekingscommissie van de marketplace staan daar los van.

Automatische afstemming. Elke betaling wordt gekoppeld aan de bijbehorende boeking. Je btw- en omzetrapportages putten uit dezelfde gegevens. Je boekhouder krijgt schone cijfers zonder dat jij iets hoeft samen te stellen.

Tap to Pay als back-up. Valt je wifi weg, dan werkt Tap to Pay op je telefoon via mobiele data, zodat je nooit klanten hoeft weg te sturen. Tap to Pay is ook handig op hectische momenten, als de rij bij de kassa langer wordt. Met Tap to Pay reken je klanten direct vanuit de stoel af.

Met transactiekosten van 0,99% + €0,10 per transactie is Treatwell Pay even goedkoop als of goedkoper dan toonaangevende standalone aanbieders, zeker als je gemiddelde transactiebedragen, transactievolume en aangepaste kaarttarieven meerekent — en dan heb je de tijd die je bespaart op administratie en afstemmen nog niet eens meegeteld.

Dagelijkse uitbetalingen betekenen dat kaartbetalingen van vandaag de volgende werkdag op je rekening staan. Voor elke salon die op de cashflow let (en dat is elke salon) is dat geen ‘extraatje’. Het geeft lucht. Je betaalt leveranciers op tijd, keert de salarissen uit zonder te schuiven en hoeft je week niet langer in te plannen rond het moment waarop de laatste betalingen binnenkomen.

Hoe de belangrijkste alternatieven zich verhouden

Zo verhouden de andere opties op de markt zich tot elkaar.

Standalone pinapparaten

Standalone aanbieders zijn niet voor niets populair: eenvoudige installatie, geen boekingssoftware nodig en transparante, vaste tarieven. Ze werken goed voor salons met een laag volume of mobiele stylisten die simpelweg kaartbetalingen willen accepteren.

Het nadeel is dat ze niet aan je boekingssysteem gekoppeld zijn. Betalingen staan in de ene app, je agenda in de andere, en aan het eind van elke dag stem je ze handmatig op elkaar af. AMEX-betalingen kosten vaak meer, of hetzelfde geadverteerde tarief geldt wel, maar met toeslagen op internationale en buitenlandse kaarten die vooraf niet duidelijk zijn.

Bankterminals

Bankterminals bieden het vertrouwen van een gevestigde naam. Sommige bieden concurrerende transactietarieven, vooral voor bedrijven met een hoger volume die een maatwerktarief kunnen bedingen.

Maar de prijsstructuur is vaak ondoorzichtig en per bedrijf verschillend, waardoor je niet altijd weet wat je betaalt totdat je ernaar vraagt. Contracten lopen 12 tot 24 maanden, hardware wordt doorgaans geleased en er is geen integratie met salonsoftware. Sommige terminals accepteren AMEX helemaal niet. Je bespaart misschien op het tarief per transactie, maar je geeft het weer uit aan administratietijd.

Andere geïntegreerde salonplatforms

Andere salonsoftwareplatforms, zoals Fresha, Booksy, Planity of Salonkee, bieden ook geïntegreerde betaaloplossingen. Het idee is vergelijkbaar: boekingen en betalingen op één plek. Sommigen rekenen vaste kosten per transactie bovenop het percentagetarief, anderen hebben maandelijkse SaaS-kosten plus kosten per medewerker. Uitbetalingsvoorwaarden verschillen per aanbieder en pakket.

Net als bij elke aanbieder hangen de totale kosten af van je transactiemix, de grootte van je team en de tariefstructuur. Het is altijd verstandig om een volledige uitsplitsing te vragen voordat je geadverteerde tarieven vergelijkt — al is een scherp geadverteerd tarief natuurlijk altijd een goed startpunt.

In één oogopslag: wat je van elk type aanbieder kunt verwachten

Dit is geen tarievenlijst: kosten veranderen en jouw specifieke deal kan afwijken. Maar hier is een indicatieve vergelijking van wat elk type aanbieder doorgaans biedt, zodat je weet welke vragen je moet stellen.

*Treatwell Pay heeft geen aparte maandelijkse betaalkosten. Het Connect SaaS-abonnement en de boekingscommissie van de marketplace staan daar los van.

Een snelle manier om je kosten te checken

Een simpele berekening. Neem je (gemiddelde) maandelijkse kaartomzet en pas je transactietarief toe, tel eventuele vaste kosten per transactie erbij op, tel daar je maandabonnement bij op en verdeel je hardwarekosten over 12 maanden. Dat zijn je werkelijke maandelijkse kosten voor het accepteren van kaartbetalingen.

Tel daar nu de tijd bij op die je besteedt aan het afstemmen van betalingen met je agenda: zelfs 30 minuten per dag loopt op tot ruim 14 uur per maand. Wat is die tijd jou waard?

Als je van het totaalbedrag schrikt, is het de moeite waard om dezelfde berekening te maken met een geïntegreerde oplossing waarbij het afstemmen automatisch gaat, de hardware redelijk geprijsd is en dagelijkse uitbetalingen standaard zijn. Het verschil in transactiekosten is misschien een paar cent per betaling. Het verschil in totale kosten kan oplopen tot honderden euro’s per jaar.

Contractvallen en verrassingskosten om op te letten

Niet alle pinapparaatcontracten zijn gelijk, en de vervelendste verrassingen zijn vaak verstopt tussen de kleine lettertjes. Voordat je iets tekent, is dit waar je op moet letten:

Lange contracten en automatische verlenging. Sommige aanbieders van bankterminals binden je aan een looptijd van 12 tot 24 maanden met automatische verlenging. Mis je het opzegmoment, dan zit je weer een jaar vast. Treatwell Pay kent geen binding op de betaaloplossing: je kunt op elk moment stoppen.

Hardwarelease. Een betaalapparaat huren voor € 15 – € 50 per maand klinkt overzichtelijk, maar over twee jaar heb je het apparaat dubbel en dwars betaald. Bij Treatwell Pay is het betaalapparaat een eenmalige investering van € 199. Je bent dus eigenaar van de hardware, zonder lease en zonder huurkosten.

Verborgen compliance- en afschriftkosten. PCI-compliancekosten, maandelijkse afschriftkosten, minimumdrempels per transactie … Dit zijn de kosten die niemand noemt bij het afsluiten, maar die stilletjes op je afschrift verschijnen. Vraag altijd om een volledige uitsplitsing van alle mogelijke kosten voordat je je vastlegt.

Sluipende tariefverhogingen. Sommige aanbieders bieden een aantrekkelijk instaptarief dat na zes of twaalf maanden stilletjes omhooggaat. Controleer je afschriften regelmatig.

Terugvorderingskosten. Een terugvordering gebeurt wanneer een klant een betaling betwist. Salons krijgen er zelden mee te maken, maar sommige aanbieders rekenen tot wel € 40 per terugvordering.

De valkuil van ‘gratis’ software. Platforms zonder maandabonnement verdienen hun geld vaak ergens anders: hogere transactietarieven, marketplacecommissies of vaste kosten per transactie die zich opstapelen. Een transparante tariefstructuur is meer waard dan een ‘gratis’ pakket vol verborgen kosten.

Betalen in de salon versus online: waarom de tarieven verschillen

Als je online aanbetalingen aanneemt, cadeaubonnen verkoopt via je website of vooruitbetalingen voor boekingen accepteert, betaal je voor die transacties waarschijnlijk een hoger tarief dan voor kaartbetalingen in de salon. Dat komt doordat online betalingen meer frauderisico met zich meebrengen: de kaart is niet fysiek aanwezig, dus rekent de aanbieder een hoger tarief om dat te dekken.

Betalingen in de salon, waarbij de klant de kaart bij de kassa tapt, insteekt of doorhaalt, brengen minder risico met zich mee en zijn daarom goedkoper te verwerken. Het verschil kan oplopen: doorgaans 0,5 tot 1 procentpunt meer voor online of handmatig ingevoerde transacties.

Het belangrijkste is dat je weet welke van je transacties in welke categorie vallen, en dat je niet het online tarief betaalt voor betalingen die in de salon verwerkt hadden kunnen worden. Voor aanbetalingen en vooruitbetalingen is het iets hogere tarief meestal de moeite waard, al is het maar vanwege de bescherming tegen no-shows. Het vooruitbetalingssysteem van Treatwell regelt dit binnen Connect, zodat je rapportages op één plek blijven, ongeacht hoe de klant betaalde.

Wat je moet controleren voordat je overstapt

Overweeg je om over te stappen naar een andere aanbieder van pinapparaten? Dit is waar je naar moet kijken, verder dan alleen het geadverteerde transactietarief.

De directe transactiekosten

• Transactiekosten. Het percentage per betaling. Vraag of dit gelijk is voor debit, credit en AMEX. Sommige aanbieders rekenen een toeslag voor AMEX. Treatwell Pay doet dat niet.
• Vaste kosten per transactie. Eventuele kosten per betaling in centen erbovenop. Dit komt het hardst aan bij kleine transacties.
• Kosten voor handmatige invoer. Vaak fors hoger dan de tarieven in de salon; controleer wat je betaalt als je een kaartnummer moet intypen.
• DCC (Dynamic Currency Conversion). Controleer of er extra marges of kosten zijn als een klant met een buitenlandse kaart betaalt.

Hardware en terugkerende kosten

• Hardware en installatie. Kopen, huren of leasen? Wat zijn de totale kosten over een periode van twee jaar? Vraag of er eenmalige installatie- of aansluitkosten bijkomen.
• Maandelijkse kosten. Let op terugkerende kosten voor de software, het account, of allebei.
• Minimale maandelijkse transactiekosten. Sommige aanbieders rekenen een boete als je niet een bepaald aantal betalingen per maand verwerkt.

De ‘verborgen’ administratiekosten

• Terugbetalings- en terugvorderingskosten. Wat kost het om een terugbetaling te verwerken, of als een klant een betaling betwist?
• Administratie- en afschriftkosten. Let op maandelijkse ‘PCI-compliance’-kosten of kosten voor papieren afschriften.
• Contractduur en binding. Kun je zonder boete overstappen, of zijn er kosten voor vroegtijdige opzegging?

Operationele flow en functies

• Uitbetalingstermijn. Dagelijks, wekelijks of maandelijks? Zijn er minimumdrempels of toeslagen?
• Integratie. Is het gekoppeld aan je boekingssysteem, of werk je met twee aparte systemen?
• Back-up als het internet uitvalt. Treatwell Pay werkt met Tap to Pay op je telefoon via mobiele data.

Maak de vergelijking die er echt toe doet

Het laagste transactietarief is niet altijd de goedkoopste keuze. Als je hardwarekosten, maandabonnementen, vaste kosten per transactie, administratietijd en de invloed van trage uitbetalingen op je cashflow meerekent, ziet het werkelijke kostenplaatje er heel anders uit dan het cijfer in de advertentie.

Gebruik je al Treatwell Connect, dan haalt de overstap naar Treatwell Pay een laag gedoe weg. Eén systeem voor boekingen, betalingen en rapportages. Een pinapparaat voor een vaste, eenmalige prijs, die gratis bij je wordt bezorgd. Dagelijkse uitbetalingen. AMEX zonder meerkosten. En geen tijd meer kwijt aan het afstemmen van cijfers aan het eind van elke dag.

Benieuwd hoe de cijfers er voor jouw salon uitzien? Log in op Connect of neem contact op — geen spreadsheets nodig.

Veelgestelde vragen