Bevestigingsmails zijn een belangrijk onderdeel van de service die salons aan hun klanten bieden. Ze dienen namelijk als bevestiging van een afspraak en zorgen ervoor dat beide partijen op de hoogte zijn van de details. Hieronder wordt uitgelegd waarom bevestigingsmails zo belangrijk zijn voor salons en vind je een voorbeeld bevestigingsmail om te gebruiken in jouw salon.
Waarom een bevestigingsmail?
Bevestigingsmails dienen als bevestiging van een afspraak en zorgen ervoor dat zowel de salon als de klant op de hoogte zijn van de details. Bevestigingsmails helpen om verwarring en tijdverspilling te voorkomen, tonen professionaliteit en verbeteren de communicatie tussen de salon en de klant. Hieronder de voordelen opgesomd.
- Vermindering van het aantal annuleringen: Wanneer een klant een afspraak maakt, is het niet ongebruikelijk dat ze het vergeten of beslissen om de afspraak te annuleren. Een bevestigingsmail kan helpen om dit te verminderen, omdat de klant een herinnering ontvangt en de details van de afspraak nog eens kan bekijken.
- Verbetering van de communicatie: Bevestigingsmails zorgen ervoor dat alle relevante informatie over de afspraak, zoals tijd en locatie, op een centrale plek staan. Hierdoor kunnen zowel de salon als de klant de informatie gemakkelijk opvragen en verificatie aanvragen.
- Toename van de professionaliteit: Het versturen van een bevestigingsmail laat zien dat een salon professioneel en georganiseerd is. Klanten waarderen dit en zullen meer geneigd zijn om terug te komen naar de salon.
- Minder tijdverspilling: Bevestigingsmails helpen om tijdverspilling te voorkomen. Bijvoorbeeld wanneer een klant de verkeerde tijd of locatie in gedachten had, kan dit gemakkelijk worden opgelost door de bevestigingsmail te raadplegen.
Wat moet er in een bevestigingsmail staan?
Je kunt een bevestigingsmail helemaal inrichten zoals je zelf wilt – al raden wij wel aan om hem kort en bondig te houden. Hieronder een aantal punten die sowieso terug moeten komen in de mail.
Klantgegevens
In de bevestigingsmail is het belangrijk om de naam en contactgegevens van de klant op te nemen, zodat ze weten wie de afspraak heeft gemaakt. Het is ook handig om een verwijzing naar de oorspronkelijke afspraak in de mail op te nemen, zodat de klant zeker weet welke afspraak bevestigd wordt.
Datum en tijd
Het vermelden van de precieze datum en het tijdstip van de afspraak is essentieel, zodat de klant zeker weet wanneer ze verwacht worden. Het is belangrijk om duidelijk te zijn over de tijd en het eventuele tijdverschil met de locatie van de klant.
Locatie
De locatie van de salon moet in de bevestigingsmail opgenomen worden, samen met het juiste adres en eventueel een kaart of richtingen. Dit helpt de klant om het juiste adres te vinden en te weten waar ze heen moeten.
Behandeling
Een duidelijke beschrijving van de aangevraagde behandeling is belangrijk, zodat de klant precies weet wat ze kunnen verwachten. Dit kan helpen om teleurstellingen of verwarring te voorkomen.
Duur
Het is belangrijk om aan te geven hoe lang de behandeling ongeveer zal duren, zodat de klant zich hierop kan voorbereiden. Dit kan helpen om planningen voor de rest van de dag soepel te laten verlopen.
Annuleringsbeleid
Het is verstandig om de annuleringsvoorwaarden van de salon in de bevestigingsmail op te nemen, zodat de klant weet wat de verwachtingen zijn en hoe ze annuleren moeten indien nodig.
Bedankje
Een professionele uitdrukking van dank aan de klant voor het boeken van een afspraak is belangrijk, omdat dit een goede klantenservice en professionaliteit uitstraalt. Het kan ook helpen om een positieve indruk achter te laten bij de klant.
Contactgegevens
Het is verstandig om een manier te bieden voor de klant om contact op te nemen met de salon, in geval van vragen of problemen. Dit kan helpen om verwarring en tijdverspilling te voorkomen en de communicatie tussen de salon en de klant te verbeteren. Het is belangrijk om telefoonnummers, emailadressen en eventueel social media links op te nemen.
Bevestigingsmail voorbeeld
Natuurlijk hebben wij ook wat bevestigingsmail voorbeelden, die je zo kunt kopiëren en gebruiken voor de communicatie naar jouw klanten. Maar voor nu, hier een aantal voorbeelden van bevestigingsmails om naar je klanten te sturen:
Een bevestigingsmail voor een nieuwe afspraak
- Een bevestigingsmail voor een nieuwe afspraak:
Beste [Klant],
Bedankt voor je afspraak bij [Naam Salon]. Wij bevestigen hierbij je afspraak op [Datum en Tijd].
Locatie: [Adres Salon]
Behandeling: [Beschrijving Behandeling]
Duur: [Duur Behandeling]
Graag vragen wij je rekening te houden met onze annuleringsbeleid. Mocht je verhinderd zijn, dan verzoeken wij je dit tenminste 24 uur van tevoren aan ons door te geven.
Wij kijken ernaar uit om je te verwelkomen in onze salon.
Met vriendelijke groet,
[Naam Salon]
Een herinneringsmail voor een bestaande afspraak
Beste [Klant],
Dit is een herinnering voor je afspraak bij [Naam Salon] op [Datum en Tijd].
Locatie: [Adres Salon]
Behandeling: [Beschrijving Behandeling]
Duur: [Duur Behandeling]
Als je vragen hebt of iets wilt wijzigen, neem dan gerust contact met ons op.
Wij kijken ernaar uit om je te verwelkomen in onze salon.
Met vriendelijke groet,
[Naam Salon]
Bevestigingsmails via Treatwell Pro
In Treatwell Pro vind je natuurlijk verschillende templates met berichten om naar je klanten te sturen. Denk hierbij aan bevestigingsmails, maar ook complete marketingberichten en promoties. Zo heb je altijd de juiste tekst bij de hand, voor het juiste moment.