Je kent het wel: sta je net met je handen vol haarverf een klant te voorzien van highlights (of een andere behandeling waarbij je beide handen en je volle concentratie nodig hebt), gaat de telefoon. Je laat ‘m gaan en hoopt dat de klant later terugbelt, je een mailtje/appje stuurt of iets inspreekt.
Maar stel dat hij/zij verder gaat zoeken naar een salon waar wel meteen opgenomen wordt – of online een afspraak maakt bij een salon waar dit wel kan? Met een online agenda en boekingssysteem ontvang je 24/7 boekingen; terwijl je met andere klanten bezig bent, als je op zondagavond in een restaurant zit, misschien zelfs als je slaapt.
Wat werken met een online agenda momenteel nóg aantrekkelijker maakt, is het feit dat we door de coronacrisis alleen op afspraak mogen werken. Misschien deed je dit al (op papier), misschien ben je juist dol op walk ins en is het je grootste nachtmerrie. Hoe dan ook: je moet er nu wel aan geloven. En misschien is het zo gek nog niet om te werken met een online agenda.
In deze blog vertellen wij je de voordelen van werken met een online agenda en boekingssysteem.
1. Overzichtelijk én makkelijk
Misschien werk je op dit moment al op afspraak (met een papieren of gratis online agenda zoals Google Calendar). Het grote nadeel hiervan is dat het gauw een rommeltje wordt – zeker als je meerdere werknemers hebt. In een online agenda kun je voor iedere werknemer een eigen kalender aanmaken en die in één overzicht (of afzonderlijk) bekijken en beheren. Je kunt zo precies zien wat er de hele week in je salon gebeurt en wijzigingen aanbrengen indien nodig. Dit kan zowel via desktop als via de app op je telefoon of tablet. Kortom: je hebt zelf de volledige controle.
Bovendien kun je heel eenvoudig je voorraad beheren, je klantenbestand bijhouden, rapportages over je omzetten downloaden, personeelsgegevens (werktijden, vakanties, etc.) bijhouden en betalingen ontvangen. Kun jij je lekker concentreren op wat je het leukst vindt: je vak uitoefenen.
2. Het gaat (grotendeels) automatisch – en dat bespaart tijd
Als iemand online – via jouw website, een ‘Boek nu’-knop op Facebook/Instagram of via Treatwell’s website of app – een boeking maakt, verschijnt deze automatisch in jouw/de betreffende agenda. Het systeem ‘blokkeert’ de agenda (van die medewerker) dan automatisch, zodat diegene op dat moment niet meer beschikbaar is voor afspraken.
Je ontvangt dus boekingen zonder de klant telefonisch of via e-mail te woord te hoeven staan – en dat scheelt een heleboel tijd én rompslomp.
3. Nieuwe klanten (en contact met bestaande klanten)
Als een klant denkt: goh, ik zou heel graag morgen mijn nagels laten doen, zoekt diegene op beschikbaarheid in plaats van op specifieke (favoriete) salons. De klant kan binnen 2 minuten een afspraak plannen op het gewenste moment, bij een salon naar keuze. Als jij op dat moment beschikbaarheid hebt, mag je misschien wel een nieuwe klant verwelkomen. De kans is dus groot dat jouw klantenbestand (vanzelf) groeit als je gaat werken met een online agenda en boekingssysteem, simpelweg omdat klanten jouw salon online kunnen vinden én boeken.
Bovendien kun je via het systeem marketingtools inzetten om je klanten te bereiken. Als je e-mailadressen van je klanten toevoegt, kun je ze eens in de zoveel tijd een e-mail sturen met een uitnodiging om een nieuwe boeking te maken. Ook ontvangen klanten reminders via pushnotificaties als hun laatste boeking bij jou al een tijdje geleden was en is er een ‘Boek Nu’-knop, die je kunt toevoegen aan jouw socialmedia-kanalen. Daarnaast is het mogelijk om de online agenda te integreren op jouw eigen website via een widget.
4. Routine in je werk en duidelijkheid over je menu
Door met een online agenda te werken, kun je heel eenvoudig orde scheppen in je dag en week. Begin elke week ochtend met het checken van je agenda. Zijn er wijzigingen? Hoe ziet de dag eruit voor mij en mijn medewerkers? Hebben we tijd om extra dingen in de salon te doen? Je zult zien het voelt alsof alles een stuk georganiseerder verloopt dan wanneer je zonder agenda (of met een papieren exemplaar – want: krassen) werkt.
Ook kun je in een online boekingssysteem informatie kwijt over je behandelingen. Als je in je online profiel beschrijvingen toevoegt, weet de klant wat hij/zij boekt, wat er inclusief is en waarom er een bepaalde prijs tegenover staat. Laat jouw team profielfoto’s toevoegen aan hun accounts in het systeem. De klant onthoudt niet altijd de naam van hun (favoriete) stylist, maar een gezicht is heel herkenbaar. Een duidelijk profiel en menu van behandelingen, vergroot je conversie aanzienlijk.
5. Klanten profiteren mee
Niet alleen voor jou is het handig om een online agenda te hebben. Ook klanten hebben hier profijt van. Zo kunnen zij altijd en overal (24/7) precies zien wanneer je beschikbaarheid hebt en direct een boeking maken zonder hiervoor eerst direct contact te zoeken. Klanten kunnen zelfs alvast online betalen als ze dit handig vinden, wat tijd scheelt in de salon.
Bovendien ontvangen klanten een afspraakbevestiging (die zij meteen in hun eigen online agenda kunnen zetten) én een herinnering via SMS als het bijna zover is. Zo zullen zij de afspraak niet snel meer vergeten en gaat het aantal no-shows in jouw salon waarschijnlijk omlaag.